Sähköisen taloushallinnon hyödyntäminen hallitustyössä

Kuinka monta kertaa olet istunut hallituksen kokouksessa katsomassa menneen kuukauden tulosta ja tasetta ymmärtämättä yksityiskohtaisesti, mistä eri riveillä olevat summat ovat muodostuneet? Toki suurin osa kirjauksista toistuu samankaltaisina kuukaudesta toiseen ja ne ovat itsestäänselvyyksiä, mutta aina silloin tällöin hallitus ihmettelee yksittäistä normaalista poikkeavaa lukua eikä toimitusjohtaja kiireidensä keskellä jaksa muistaa ulkoa, mistä poikkeama johtuu. Alkaa spekulatiivinen keskustelu, joka yleensä päättyy loppukaneettiin, että ”toimitusjohtaja selvittää ensi kokouksessa”. Sujuuhan se noinkin, mutta tehokkaampaa olisi selvittää asia proaktiivisesti joko etukäteen tai kokouksen aikana.

Nykyaikainen taloushallinto tehdään tehokkailla ohjelmistoilla, jotka mahdollistavat helpon porautumisen dataan kuittitasolle saakka. Voisiko vaikkapa hallituksen puheenjohtaja käydä tuloslaskelman ja taseen läpi etukäteen ja selvittää kysymyksiä herättävät kohdat jo ennen hallituksen kokousta? Esimerkiksi tuloslaskelman analysoinnissa tämä sujuisi helpoiten siten, että puheenjohtaja saisi laskelman sellaisessa muodossa, jossa kultakin tuloslaskelman riviltä pääsisi laajentamaan yksittäisen kirjanpidollisen tilin tarkkuuteen – tuloslaskelmahan yleensä esitetään hallitukselle yhteenvetona eikä yksittäisten kirjanpidollisten tilien tasolla. Jo yksittäisten tilien analysointi kertoo enemmän kuin kooste, mutta vielä silläkin tasolla voi jäädä avoimia kysymyksiä. Siispä tulee olla mahdollisuus porautua vielä yhtä kerrosta syvemmälle eli kuittitasolle. Vasta yksittäiset tapahtumat kertovat, mitä on oikeasti ostettu, myyty, maksettu, lainattu tai jotain muuta ja miten se on käsitelty kirjanpidossa.

Kuittitasolle asti ulottuva mahdollisuus analysoida numeroita vaatii hieman vaivaa, mutta palkkiona saadaan huomattavasti läpinäkyvämpi liiketoiminta numeroineen. Voi olla, että kirjanpitäjä ei edes ymmärrä ihan kaikkien kuittien sisältöä ja sitä, kuinka ne palvelevat liiketoimintaa. Niinpä saattaa olla, että hän on tehnyt kirjauksia väärille tileille. Tällaiset virheet paljastuvat, jos liiketoiminnan sisältöä paremmin tunteva pystyy tarkastamaan numeroiden muodostumisen. Etenkin yrityskauppatilanteissa väärin tehdyt kirjaukset voivat heijastua suurina miinusmerkkisinä numeroina kauppahintaan.

Hallituksen puheenjohtajan tai jonkun muun tehtävään nimetyn luottohenkilön mahdollisuus porautua kuittitasolle saakka parantaa oleellisesti corporate governancea. Nyt marraskuussa 2016 on lehdistössä ruodittu aloittelevan lentoyhtiön toimitusjohtajan rahankäyttöä, kun näyttäisi jälleen kerran menneen omat ja firman rahat sekaisin. Lehtitietojen mukaan toimitusjohtajalla on kyseenalaisia ennakkopalkkoja ja kaverien konsulttifirmoille maksettuja aiheellisia tai aiheettomia laskuja. Pääsy tileille on ollut vain toimitusjohtajalla itsellään, eikä hallitus ole ollut jyvällä rahankäytön yksityiskohdista.

Myös toimitusjohtaja itse, tai vähän isommissa firmoissa talousjohtaja, voisi saada paremman otteen vastuullaan olevista numeroista, jos hänellä olisi työkalut porautua numeroiden sisään. Hänellä on kaikkein paras tieto siitä, miten kirjaukset liittyvät liiketoimintaan, joten hänellä olisi mahdollisuus yhdessä kirjanpitäjän tai tilintarkastajan kanssa valvoa, että tuotettava kirjanpidollinen aineisto on oikein. Työkalut ovat olemassa, mutta ne eivät tuota, jos niitä ei käytetä.